Wenn es im Büro unruhig wird, die Konzentration leidet oder die Zusammenarbeit nicht richtig funktioniert, liegt eine Lösung oft nahe:
Wir verändern die Arbeitsplätze.
Ein Schreibtisch wird verschoben, mehrere Arbeitsplätze werden zusammengefasst oder ein Besprechungsbereich bekommt einen neuen Platz.
Doch manchmal bleibt das eigentliche Problem bestehen.
Warum? Weil wir häufig nur den einzelnen Arbeitsplatz betrachten und nicht das, was rundherum passiert.
Ein Beispiel aus der Praxis
Stell dir ein Büro mit vier Arbeitsplätzen, einer Führungskraft, einem Besprechungsbereich und einem Platz für spontane Begegnungen vor.
Alle notwendigen Funktionen sind vorhanden.
Trotzdem kommt es immer wieder zu Unterbrechungen.
Mitarbeiter gehen durch den Arbeitsbereich, um zur Besprechung zu gelangen. Spontane Gespräche entstehen unmittelbar neben den Schreibtischen. Die Führungskraft ist so positioniert, dass Wege und Kommunikation ungünstig zusammenlaufen.
Die naheliegende Idee:
Wir stellen die vier Schreibtische zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammen.
Das kann sinnvoll sein. Aber es löst nicht automatisch alle Probleme.
Denn wenn die Bewegungswege weiterhin mitten durch diesen Bereich führen, bleibt eine wesentliche Störquelle bestehen.
Wir haben die Möbel verändert, aber noch nicht die räumlichen Zusammenhänge.
Was eine gute Lösung berücksichtigen muss
Eine funktionierende Arbeitsumgebung entsteht, wenn die unterschiedlichen Anforderungen aufeinander abgestimmt sind.
Konzentriertes Arbeiten braucht möglichst wenig unnötige Unterbrechungen.
Besprechungen benötigen einen geeigneten Platz, der gut erreichbar ist.
Spontane Begegnungen sind wichtig für Austausch und Zusammenarbeit. Sie sollten ermöglicht werden, ohne andere Tätigkeiten unnötig zu stören.
Und auch die Führungskraft braucht eine Position, die Übersicht, Kommunikation und konzentriertes Arbeiten unterstützt.
Dabei geht es nicht darum, jede Funktion voneinander zu trennen.
Es geht darum, die richtigen Beziehungen zwischen den Bereichen herzustellen.
Mein Praxisimpuls für diese Woche
Bevor du darüber nachdenkst, einen Arbeitsplatz zu verändern, beobachte einmal einen ganz normalen Arbeitstag.
Stelle dir drei Fragen:
- Wo entstehen Unterbrechungen? Sind sie durch die Aufgabe bedingt oder durch das, was im Raum passiert?
- Welche Wege werden häufig genutzt? Führen sie durch Bereiche, in denen konzentriert gearbeitet werden soll?
- Wo entstehen spontane Gespräche? Unterstützt der Standort den Austausch oder beeinträchtigt er andere Tätigkeiten?
Du musst dafür noch nichts umstellen.
Allein diese Beobachtung kann helfen, die tatsächlichen Ursachen besser zu verstehen.
Denn die entscheidende Frage lautet nicht:
Wo könnte dieser Schreibtisch besser stehen?
Sondern:
Wie müssen die einzelnen Bereiche zusammenwirken, damit der Arbeitsalltag besser funktioniert?
Das Wochenvideo
In meinem aktuellen YouTube-Video zeige ich anhand eines Büromodells, wie sich vier Arbeitsplätze, Führung, Besprechung und Begegnung durch eine andere räumliche Organisation besser aufeinander abstimmen lassen.
Ohne zusätzliche Fläche und ohne größere bauliche Veränderungen.
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